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Liées aux services collectifs et aux équipements communs, les charges spéciales font référence à l’entretien, au fonctionnement et à la maintenance :

• Des ascenseurs ;
• Des appareils de chauffage collectif ;
• Des systèmes collectifs de fourniture d’eau chaude et froide ;
• Des systèmes d’ouverture automatique et de sécurité des portes.

Définie par le règlement de copropriété, la répartition des charges varie en fonction de leur nature :

• Les charges générales : elles sont réparties équitablement entre tous les propriétaires à hauteur de leur quote-part, c’est-à-dire en fonction des tantièmes qu’ils détiennent dans les parties communes. Vous devez donc participer à ces frais, même si votre lot de copropriété n’est pas directement concerné par la dépense.
• Les charges spéciales : le montant de votre quote-part dépend de l’utilité que vous avez des équipements et services collectifs. A titre d’exemple, si vous habitez au rez-de-chaussée, vous serez exonéré des frais d’ascenseur (sauf si celui-ci dessert la cave ou le parking). De la même manière, ce montant est proportionnel à l’étage d’habitation. Vous paierez donc plus si vous habitez au 6ème étage plutôt qu’au 2ème. Et ce, même si vous utilisez l’escalier !

Le coût annuel moyen de l’ensemble des charges est compris entre 25 et 45 euros le m² , et dépend de votre ville de résidence, du nombre d’équipements et du type d’immeuble.

Si vous achetez un bien en copropriété dans une résidence neuve, le syndic de copro ne pourra pas se baser sur l’année écoulée pour calculer les provisions pour charge. Il fera donc une simple estimation, puis une régularisation à la fin de son exercice comptable.

Vous n’achetez pas dans un immeuble neuf ? L’estimation de vos charges sera basée sur l’historique des frais engendrés par la copropriété les années précédentes. Renseignez-vous auprès du syndic.

En cas de désaccord sur la répartition des charges, vous avez deux possibilités pour contester :

• Pendant l’Assemblée Générale : profitez de cette réunion pour demander la modification du règlement intérieur, et plus précisément de la clause concernant les charges. L’unanimité des voix des copropriétaires est requise, sauf en cas de travaux, d’actes d’acquisition ou de disposition décidés par l’AG.
• Ou devant le tribunal judiciaire : en tant que copropriétaire, vous pouvez saisir le juge si le règlement de copro contient une clause de répartition des charges non conforme à la loi ou si votre part est supérieure au quart de ce qu’elle devrait être.

Chaque année, les charges relatives aux dépenses courantes sont votées par les copropriétaires en Assemblée Générale et figurent dans le budget prévisionnel.

Certaines dépenses « à caractère exceptionnel » ne sont pas comprises dans ce budget :

• Les travaux de conservation et d’entretien de l’immeuble (hors maintenance) ;
• Les travaux d’amélioration du bien (adjonction ou transformation d’équipements existants, comme un ascenseur) ;
• Les études techniques (par exemple, le diagnostic plomb-amiante) ;
• Les travaux hors maintenance, administration et fonctionnement des parties communes et équipements communs.

Le montant de ces charges exceptionnelles est validé au moment où sont votés les travaux. Les règles de majorité pour les charges exceptionnelles diffèrent de celles pour les dépenses courantes. Ainsi, la majorité simple suffit pour tout projet lié à l’accessibilité des handicapés. La mise aux normes de l’ascenseur, le branchement à l’égout ou le ravalement de façade nécessitent, eux, la majorité absolue. L’unanimité des voix sera requise s’il s’agit de créer de nouveaux lots privatifs.

C’est le syndic de copropriété qui assure la collecte des charges auprès des copropriétaires. Pour faire face aux dépenses courantes, il procède à des appels de fonds réguliers auprès des copropriétaires, appelés provisions pour charges. Ces avis, envoyés avant la date d’exigibilité par lettre simple ou email, mentionnent le montant de la provision.

Le montant et la date de versement de ces provisions sur charges courantes sont fixés lors de l’AG. Généralement, elles sont versées en quatre fois. Le paiement est alors exigible le 1er jour de chaque trimestre ou le 1er jour de la période décidée par l’AG.

Les modalités de paiement des dépenses exceptionnelles peuvent prendre plusieurs formes, en fonction du type de dépenses :

• L’appel de charge pour les dépenses exceptionnelles : leur montant sera voté en AG en même temps que la nature des travaux ;
• Les provisions spéciales : demandées par le syndic en cours d’exercice, elles permettent de faire face à des travaux urgents ;
• L’avance permanente de trésorerie : vous la paierez lors de l’achat de votre bien et serez remboursé en cas de revente du lot. Elle sert également à financer les imprévus.

De la même manière, le syndic de copropriété doit adresser un avis à chaque copropriétaire avant la date d’exigibilité, par lettre simple ou courrier électronique. Il précisera l’objet et le montant de la somme.

A la fin de son exercice comptable, votre gestionnaire va clôturer les comptes et procéder à la régularisation des charges. Cette opération, qui concerne tous les copropriétaires, sert à comparer les charges prélevées pendant l’année et les dépenses réelles de chacun. En cas de trop-perçu, vous serez remboursé. Dans le cas contraire, vous devrez verser la somme manquante.

Qu’elles soient inscrites ou non dans le budget prévisionnel, les charges de copropriétés sont dues par chaque copropriétaire et versées au syndic. Vous pouvez contester leur mode de répartition en AG ou auprès d’un tribunal.